Мифы и факты мобильного документооборота
Loading...

Мифы и факты мобильного документооборота

В этой статье попробуем разобраться во всех вопросах, которые возникают у компаний, желающих иметь возможность работать с документами любом месте и в любое время. Мобильный документооборот продолжает набирать популярность, а это, как правило, часто идет рука об руку с домыслами и искажениям понятий. 

Итак, отделяем зерна от плевел. 

 

Если в компании есть система электронного документооборота (СЭД), то ей обязательно нужен мобильный клиент. 

МИФ

Компания может обойтись без мобильного клиента для СЭД, если соблюдены следующие условия:

  • компания не работает в удаленном режиме
  • пользователи документооборота постоянно находятся о офисе – без командировок и встреч на стороне клиентов.
  • скорость работы с документами не имеет большого значения

 

Мобильный документооборот – это очень неудобно, ведь нужно поместить весь объем информации на одном экране.

МИФ

В качественных мобильных клиентах большое внимание уделено интерфейсу. При запуске приложения на экране отображаются задачи в хронологическом порядке, при необходимости можно настроить фильтр и обеспечить любой тип выдачи (по приоритету, от определенного адресата и тд). Помимо этого, современный мобильный дизайн также ориентирован и на физические особенности пользователей. Некоторые компании-разработчики предлагают решения, рассчитанные, например, на людей со слабым зрением. 

 

Документооборот в мобильном приложении – это ненадежно.

МИФ

Существует два типа хранения данных, используемых электронным документооборотом -  «облако» и локальные серверы компании. При этом, в некоторых организациях облачное хранение недопустимо, ведь риск утечки данных, при таком типе хранения, слишком высок. Речь идет, например, о государственных или частных компаниях, оперирующих данными, представляющими государственную или коммерческой тайну. Такие данные должны храниться  только на внутренних серверах, где к обработке информации предъявляются самые жесткие требования безопасности.

Тем не менее, сегодняшние технологии способны не только обеспечить надежную защиту обработки данных, но и управлять ими удаленно, вплоть до полного дистанционного уничтожения - например, в случае потери устройства.

 

Индивидуальная разработка мобильного клиента – дорого.

ПРАВДА

К СЭД часто прилагается готовый мобильный клиент, созданный специально для нее. Часто такие инструменты не могут в полной мере закрыть потребности пользователей, так как их функционал неудобен. Из-за этого, по прошествии некоторого времени, собственники компании задумываются об индивидуальной разработке. Это дорого, но в таком случае, приложение будет полностью заточено под конкретные бизнес-задачи. 

В итоге, может сложиться впечатление, что выбор мобильных клиентов ограничен двумя противоположными крайностями: бесплатно (или дешево), но с ограниченным набором возможностей, или долго и дорого, но идеально соответствует потребностям. Фактически, это не так. Существуют готовые решения с богатыми возможностями кастомизации. Когда готовое решение подстраивается под потребности компании - заказчика. 

Бюджет такого решения складывается, в основном, из стоимости серверной и пользовательских лицензий, внедрении, поддержки и кастомизации. Он будет значительно ниже, чем в случае создания приложение с нуля.  

Разрабатывать мобильный клиент долго.

МИФ

Действительно, при индивидуальной разработке, проект может длиться от трех месяцев до года. Если же выбрать простое или кастомизированное коробочное решение, то, в зависимости от масштаба проекта, длительность внедрения может начинаться от одного месяца.

    Не обязательно использовать мобильное приложение, предоставляемое поставщиком уже используемой системы СЭД. Можно выбрать коробочное решение от другого поставщика.

ПРАВДА

Действительно, многие считают, что СЭД и мобильный клиент должны быть разработаны одним и тем же поставщиком, иначе его работа будет некорректной. Это не так – уже сейчас есть гибкие универсальные решения, которые подходят к любой существующей системе электронного документооборота и поддерживают ОС iOS, Android и российскую операционную систему Аврора. Кроме этого, они могут превосходить «родных» мобильных клиентов в скорости работы, уровню безопасности и функциональных возможностей. 

 

Нам не подойдет коробочное решение, потому что оно точно не сможет закрыть весь пул задач. 

МИФ

Ни один готовый продукт не сможет удовлетворить все требования участников рынка, так как у каждой компании они индивидуальны. Тем не менее, существуют настраиваемые и адаптируемые решения, с возможностью доработки индивидуальных модулей. Такие приложения можно назвать гибридом коробки и индивидуальной разработки, и это отличный выход, ведь в результате, вы получаете решение, идеально соответствующее вашей экосистеме, сокращая при этом свои финансовые и временные затраты.

 

Проекты

Мобильные решения для бизнеса и госструктур

Контакты